לא פשוט לנהל עסק. לרוב, בעלות ובעלי עסקים עושים הכל לבד: שיווק, מכירות, הנהלת חשבונות והעיסוק עצמו - הליבה של העסק. לכל אלה צריך להוסיף גם את הניהול העצמי של המשימות הבלתי נגמרות לעומת הזמן שדווקא כן נגמר. הרי יש רק 24 שעות ביממה וכדי להתקדם, להתפתח ולנהל את העסק בהצלחה צריך לנהל את הזמן באפקטיביות.

אז מה זה בכלל ניהול זמן אפקטיבי? אלו כלים אפשר להכניס לשגרה כדי להכניס את ניהול הזמן האפקטיבי לעסק? איך אפשר לעשות את זה בקלות?

אם השאלות האלה עולות אצלך מידי פעם, הגעת למקום הנכון.

לפני שנבין מה הוא ניהול זמן אפקטיבי (וגם יהיו פה כלים פרקטיים לביצוע, אז זה הזמן לוודא שיש לידך מחברת וכלי כתיבה) - נבין מה זו בכלל אפקטיביות, כי זה הבסיס.

*המאמר כתוב בלשון נקבה מטעמי נוחות, אבל הוא מלא בערך ורלוונטי ללא קשר למגדר :)

אפקטיביות - על מה מדובר?

אפקטיביות היא מדד איכותי, שבוחן האם השגתי את המטרות שלי בהצלחה. כשמדברים על אפקטיביות חשוב לא להתבלבל עם פרודוקטיביות (כמה משימות ביצעתי) או עם יעילות (האם חסכתי משאבים).

פרודוקטיביות ויעילות הם מדדים כמותיים שמודדים כמה הספקתי וכמה משאבים חסכתי כשהספקתי את מה שהספקתי. אבל, וזה אבל חשוב - הם לא מודדים אלו משימות הספקתי, האם אלו היו המשימות הנכונות כדי להשיג את המטרה שלי והאם ניהלתי את המשאבים שלי בצורה חכמה. הדגש הוא על ניהול המשאבים, לא על חיסכון.

דוגמאות תמיד עוזרות להבין טוב יותר, אז הנה אחת שאני משתמשת בה הרבה בהרצאות שלי, כי היא מאוד רלוונטית ופשוטה:

וובינרים, או הרצאות אונליין, זה משהו שלכולנו יצא לעשות ולא מעט. לימודים, העשרה, פיתוח עסקי - זה פופולרי, נוח וזמין. עכשיו, כדי להסביר מה זו אפקטיביות אשאל אותך - מה את עושה בזמן ההקשבה לוובינר?

האם את גוללת בפייסבוק במקביל? אולי מקשיבה באוזניות ושוטפת כלים תוך כדי? או שאולי את מקשיבה פעילה וכותבת תובנות?

אם המטרה היא להקשיב להרצאה כדי ללמוד ממנה - אפשרות 3 היא האפקטיבית.

אם אגלול בפייסבוק במקביל להקשבה, לא אהיה מרוכזת ולא אקלוט חצי מהתוכן. אם אשטוף כלים במקביל, אולי אקשיב להכל אבל אחרי שאסיים, רוב מה ששמעתי ‘יתנדף’ ולא אזכור אותו. אבל אם אקשיב באופן פעיל ואכתוב תובנות תוך כדי - אלמד, אבין ואזכור וזו הרי היתה המטרה שלי.

ניהול זמן אפקטיבי

ניהול זמן אפקטיבי הוא ניהול חכם של הזמן, ניהול שמתחשב לא רק בזמן עצמו (כמה הספקתי או חסכתי) אלא בהשקעה מתוכננת ומתועדפת של הזמן בהתאם למטרות שלי וליתר המשאבים שלי (אנרגיה, קשב, כסף וכו').

אם אני אשתמש בשיטות ניהול זמן (ויש המון כאלו) בלי תכנון אפקטיבי ביחס למטרות שלי - אז אולי אספיק הרבה בטווח הזמן הקצר, אבל בראיה רחבה ואסטרטגית זה לא מקדם ולא אפקטיבי.

לאחרונה ליוויתי לקוחה שיודעת ‘לתקתק’ משימות בזריזות וביסודיות אבל מרוב המשימות, היא לא ניהלה את הזמן שלה באפקטיביות ביחס למטרות שלה - לא הקפידה על הפסקות (ניהול אנרגיה), לא ניהלה הפרעות והסחות (ניהול קשב). אומנם ברמה הטקטית היא הספיקה הרבה, אבל בתמונה הכוללת היא לא הייתה אפקטיבית. היא שחקה את עצמה ולא הפיקה את המיטב מהזמן שלה.

אז איך אפשר לנהל את הזמן באפקטיביות?

כדי לעשות את זה, יש להכיר וליישם 3 עקרונות מרכזיים:

1. תיעדוף

תיעדוף הוא הדיוק מה אני אעשה ומה לא אעשה. מה חשוב לי ומה דחוף לי. מה יותר חשוב והאם יש חשיבות לסדר בו אני פועלת.

המיקוד הזה (כן, לא, מתי?) מאפשר לי לנהל את המשאבים שלי בצורה נכונה ולהציב גבולות - לעצמי ולסביבה.

מה אני כן עושה ומתי (סדר חשיבות)? מה אני לא עושה עכשיו? מה אני לא עושה בכלל?

איך ליישם בפועל:

יש שלוש שאלות חשובות שאת צריכה לשאול את עצמך -

  • מהם שלושת הדברים שהכי חשובים לי (השבוע/ החודש)?
  • מה דחוף שאעשה (ואי אפשר לדחות/ להעביר למיקור חוץ)?
  • מה אני לא עושה?

שאלת? ענית?

מעולה. עכשיו  גשי ליישם את זה.

הזמן שלך צריך להיות מושקע בדברים שהחלטת שהם הכי חשובים לך השבוע. זה אומר להשקיע זמן אך ורק בשלושת הדברים שנמצאים בתיעדוף של השבוע.

אל תשקיעי זמן בדברים שמיקמת במספר 4 או 5 בתיעדוף, ולא בדברים שהחלטת שהם מחוץ לגבולות העשייה שלך.

המיקוד הוא חשוב ומאפשר לך ניהול זמן ומשאבים בצורה אפקטיבית.

2. תכנון

תכנון מאפשר שליטה ופרואקטיביות. חשוב שאנחנו נהיה אלה שמנהלים את המשימות ואת הסיטואציות ולא ננוהל על ידן.

תכנון משמעותו ניהול משאבים נכון, התמודדות עם בלת"מים ועוד. כשיש לי תכנון טוב - אני אפקטיבית כי אני מחוברת למטרות ולמשימות הנדרשות. אני מודעת למשאבים שלי ואני מנהלת את הזמן שלי נכון. תכנון טוב מאפשר לי לנהל את הזמן שלי באפקטיביות ולהשקיע אותו במשימות הנכונות ובפגישות הנכונות.

אחת הלקוחות שלי הרגישה שהיא כל הזמן ‘רודפת’ אחרי משימות, כל יום עובדת שעות רבות - אבל לא מתקדמת, לא משיגה מטרות. במסגרת תהליך אישי אפיינתי את הפער והכנסנו שגרה של תכנון שבוע - והשינוי היה דרמטי: גם עליה באפקטיביות ובהספק וגם תחושת שליטה וניהול.

איך ליישם בפועל:

לתכנן את היום (והשבוע) מראש - מה התיעדוף שלי לשבוע הזה? מה חשוב לי שיקרה ואיפה לשים את הגבול לדברים שלא יקרו?

לא להתחיל את היום ולהתגלגל עם המשימות; עם זו שצועקת עליך הכי חזק, או זו שהכי מתחשק לך לעשות או לענות ללקוח שלחוץ לקבל תשובה עכשיו. התכנון המקדים מאפשר לך להשקיע את המשאבים שלך במיקוד שהחלטת עליו בהתאם למטרות שלך.

3. מודעות עצמית

מודעות עצמית היא החיבור לכל המשאבים שלך. זמן הוא משאב חשוב - אבל הוא רק אחד מסל של משאבים. משאבים חשובים הם אנרגיה וקשב.

מודעות עצמית היא להכיר את עצמי ולדעת איך האנרגיה שלי משתנה ואלו משימות מתאימות לכל מצב אנרגיה. מודעות עצמית היא גם להכיר את עצמי ולדעת מה דורש ממני קשב גבוה ואיך אני משיגה אותו, מה מפריע לקשב שלי ולהימנע ממנו.

מודעות עצמית מאפשרת לי להיות אפקטיבית ולא רק פרודוקטיבית והיא קריטית לניהול זמן אפקטיבי בעסק, כי רק רובוט יכול לתקתק משימות בלי הפסקה.

איך ליישם בפועל:

לשאול את עצמך - אלו משימות דורשות ממני אנרגיה גבוהה וקשב? למשל כתיבת מאמר, פיצוח אתגר עסקי, פגישה עם לקוחה. להבין מתי האנרגיה שלך גבוהה - ואת זה להכניס לתכנון. למשל, אם האנרגיה שלי גבוהה בבוקר- אני אתכנן את המשימות האלו לשם. ואם אני יודעת שבצהריים האנרגיה שלי נמוכה, לא אתכנן לבצע אותן בזמן הזה, כי זה יוביל לתסכול וביקורת.

מודעות עצמית היא מפתח לשמירת אנרגיה גבוהה ומניעת שחיקה בניהול העסק ובחיים עצמם.

לסיכום

הזמן שלך הוא משאב מוגבל. עוד לא הומצא הפטנט שמאפשר להוסיף שעות ביממה. אבל החדשות הטובות הן שניתן לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית ולא לשקוע בתחושה שהוא ‘נוזל’ בין האצבעות ורץ לנו מהר מדי. בעזרת תיעדוף ברור, תכנון חכם ומודעות עצמית למכלול המשאבים הקיימים - אפשר לנהל את הזמן באפקטיביות- בעסק, בחיים ובמפגש היומיומי בין שניהם.