מי מפחד מנמר של נייר?

ניירת. מילה כל כך קטנה שכבר מזמן הבנתי שגורמת לאנשים לחרדות גדולות מאוד.

ישראל היא מדינה חרדתית, שחיה בלחץ מטורף. רמת המתח שאנחנו חיים בה היא מהגבוהות בעולם וההתמודדות היומיומית עם החיים כאן, לא פשוטה כלל. דווקא משום כך לא הייתי מצפה שמעטפות תמימות שמגיעות בדואר יוציאו מאנשים תגובות בסגנון: ‘אני נעשית חולה מזה’, ‘אני לא ישנה בלילה’, ‘אני לא מתמודד עם זה’, אולם בפועל זה מה שקורה. לא חבל?

אז בואו נראה ביחד, איך אפשר לאט לאט להתגבר על כך.

פתחו דואר

נשמע הזוי? נשמע שאני מדברת שטויות? עם יד על הלב: כמה מהקוראים אותי כאן ברגע זה, לא פותחים את הדואר שמגיע אליהם?

אני מבטיחה לכם: המכתב שקיבלתם לא יתפוצץ. מילה שלי.

לאחר שפתחתם את המעטפה, הוציאו את תכולתה. אני לא צוחקת. הוציאו את תכולתה ופרשו אותה לפניכם. עכשיו, בואו נבחן ביחד את תוכן המעטפה.

רוב הניירת הרשמית שמגיעה, מלווה בפרסומים שונים. השליכו כל זאת לפח. כן, כן. לפח! לאחר שתעשו זאת באופן קבוע, תגלו שנותרת בידכם ערמה קטנה לאין שיעור מהערמה המקורית. בערך 50 אחוזים.

מעקב דיגיטאלי

ככלל, לאנשים מבולגנים שאינם מצליחים להיות בשליטה ולאנשים עם חרדת ניירת גבוהה מומלץ מאוד, סליחה אני מתקנת את עצמי, ממש הכרחי, לעבור ככל האפשר לשיטות דיגיטליות. מרבית הגופים מעדיפים כיום לחסוך את הנייר וההוצאה ומעודדים קבלת חשבוניות ודו"חות דיגיטליים בדואר האלקטרוני.

נצלו לטובתכם את ההתפתחויות הטכנולוגיות ובראשן- האינטרנט. כיום, ניתן לקבל מידע מפורט על חשבונותינו כמעט בכל נושא שהוא דרך האינטרנט והדואר האינטרנטי (אי מייל), החל מחשבונות הטלפונים הסלולאריים ועד תוצאות בדיקות הדם מקופת החולים, דבר שיכול לצמצם לנו, באופן משמעותי, את כמויות הניירת.

אולם לצד זה יש לזכור, כי חידושי הטכנולוגיה הציפו אותנו גם בשלל סיסמאות, קודים ושמות משתמש שאף פעם איננו זוכרים מהם או היכן הפתק עליו רשמנו אותם. לכן מומלץ להחזיק פנקס קטן או מחברת בית ספר פשוטה ליד המחשב ובה לרשום בצורה מרוכזת, את כל המידע הנ"ל. בכל פעם שתרשמו לשרות מסוים, הוסיפו לפנקס את הפרטים הרלוונטיים.

עברו להוראות קבע

השיטה הישנה והטובה. אולי ברגע הראשון תרגישו כאילו אתם מאבדים שליטה, אך בפועל, תחזירו לעצמכם את השליטה.

רכזו ניירת לטיפול במקום אחד

המטרה בריכוז הניירת היא לטפל בה. מקום אחד הוא לא המקום שבו אתם עורמים כל פיסת נייר שנכנסת לבית, אלא הרעיון הוא לרכז אך ורק את הדברים שאתם חייבים לטפל בהם מידית. כמות הפריטים הזו - במידה ואתם עובדים נכון, לא תעלה על פריטים בודדים.

אנשים כל כך חרדים לאבד דברים ולזרוק מסמכים אז הם אוספים ואוספים כל פיסת נייר, עד שהם ופכים חסרי אונים מול הררי ניירת. ובמבחן המציאות? הם לא מוצאים כלום! המשפט ‘אני מסתדר הכי טוב בבלגן שלי’, הוא המצאה של בלגניסטים ואגרנים כרוניים. חשוב מאוד לזכור שאת רוב הניירת השוטפת קל לשחזר בעידן הטכנולוגי ואף איש עוד לא נשלח לגיהינום על איבוד חשבון חשמל. אתם כן תעברו גיהינום אם החשבונות לא ישולמו ותתחיל סחבת.

לעומת זאת, מסמכים שאין להם תחליף הם תעודות שונות ומסמכים מיוחדים כגון: צוואות, דיני ירושה, תעודות לידה מחוץ לארץ וכדומה. את כל אלו, אנחנו חייבים לשמור בתיק אחד מסודר בנפרד מכל בלגן אחר שיש בבית ובחיים.

נפריד בין מזכרות, שירים למגרה וציורים של הילדים, לבין ניירת רשמית וניירת עבודה.

ככלל, אין צורך לשמור כל דו"ח רבעוני עשרות שנים אחורה. חשובים הדיווחים השנתיים אשר יאפשרו לכם לקבל תמונת מצב אמתית לגבי הקורה בקופות הגמל ובביטוחים הפנסיונים שלכם.

עובדה מצערת היא שלציבור גדול מאוד במדינה אין מושג כלל מה יש ברשותו ומה עומד לזכותו. עובדה זו מעצימה במיוחד אצל שכירים שהחליפו מקומות עבודה רבים ואינם בטוחים כלל מה הופרש, מתי ולהיכן. כדי לעשות סדר בנושא, אחת ולתמיד, אספו את כל הניירת שעוסקת בביטוחי חיים, פנסיה, קופות גמל, קרנות השתלמות וכל מה שנראה לכם רלוונטי ובקשו מיועץ מס שאתם סומכים עליו לבדוק את הניירת שלכם.

הפרידו בין פוליסות לדיווחים שוטפים ואת הפוליסות שמרו בנפרד.

תייקו

ובכל זאת, אחרי שפתחנו, זרקנו, טיפלנו... אנחנו רוצים גם לתייק את מה שבכל זאת נרצה לשמור.

לגבי שיטות תיוק צריך לזכור, שאין בהכרח שיטה נכונה אחת וכל אדם יכול למצוא את הטכניקה הנוחה לו.

כעיקרון אשר מלווה אותי בעבודתי תמיד, אני ממליצה לפשט את הדברים ככל האפשר. אני לא חסידה של תיקיות מסובכות ומעוצבות ‘אקורדיונים’ מנופחים וכדומה. KIS – keep it simple

הבסיס הוא: קלסרים גדולים  (A4), בהם ניצור חלוקות משנה על ידי חוצצים, כאשר כל קלסר ישמש לנושא מסוים.

רשימת קלסרים בסיסיים המומלצים לארגון בכל בית:

1. קלסר לחשבונות הבית השוטפים (חלוקת משנה ע"י חוצצים לחשמל, מים, גז, ארנונה)

2. קלסר לתעודות האחריות למכשירים שנרכשו (יחד עם הוראות ההפעלה וחשבוניות הקניה)

3. קלסר לענייני הפנסיות, קופות גמל וכדומה

4. בנקים/כרטיסי אשראי

5. תלושי משכורת

6. ענייני בריאות (יש אנשים המעדיפים לתייק את ההיסטוריה הרפואית בצורה כרונולוגית ויש כאלו על פי נושאים שונים לדוגמה: לב, עיניים, אורתופדיה וכדומה. איש איש על פי צרכיו)

רשימה זו היא בגדר המלצה בלבד וכדאי להתאים את הקלסרים למציאות בכל בית. אם אתם מחזיקים חמישה כרטיסי אשראי שונים, מן הראוי שתחזיקו קלסר בנפרד לנושא זה. אם יש ברשותכם תכנית פנסיה אחת, כרטיס אשראי אחד וחשבון עובר ושב בלבד, תוכלו לרכז את כל החומר הקשור בנושאים אלו בקלסר אחד (כאמור עם הפרדת חוצצים ביניהם).

בכל מקרה חשוב מאוד לרשום על הקלסרים מבחוץ מה תוכנם.

ניתן לחורר את המסמכים ולצרפם לתיק או לחילופין להשתמש ב'ניילוניות' (שמר-דף) ואליהן להוסיף בכל פעם מסמכים. אל תקנו ניילוניות דקות מידי. קנו דברים איכותיים אשר ישמשו אתכם בנוחות ולאורך זמן.

כל כמה זמן לתייק?

לתיוק כדאי להקדיש מספר דקות מידי שבוע. דקות אמרתי? אכן כן. כאשר אנו מבצעים מיון וחלוקה קטגורית בצורה שוטפת ביום יום, נזדקק רק למספר דקות בכל פעם בכדי לתייק את מעט המסמכים שאכן אנו רוצים לשמור. לאחר מספר שבועות, תוכלו להסתפק בתיוק פעם בחודש על פי כמות החשבונות והדו"חות שמגיעים.

חשוב מאוד לרכז את הניירת במקום אחד. אם אין חדר עבודה מסודר, גם אחת ממגרות המטבח תהיה טובה לכך, אך כאמור, הימנעו מפיזור הניירת בכל הבית וחלילה מלדחוף אותה לשקיות ללא הבחנה.

החזיקו בפינת העבודה שלכם בבית (גם אם פינת העבודה שלכם היא שולחן המטבח) ‘טריי’ (מגש ניירת) ובו החומר הדורש טיפול מידי. חשבון ארנונה או קנס לתשלום אלו נושאים מיידים לטיפול. מתכון חדש לעוגת גבינה צריך למצוא את דרכו ממגרת התיוק אל ספר המתכונים האישי ולא להישאר במגש לטיפול שוטף.

קטלוגים, חוברות, מגזינים ניתן לשמור בצורה מסודרת על פי תאריכים וסוגים במעמדי קטלוגים.

כאשר קלסר מתחיל להתמלא, אל תרוצו לפתוח קלסר נוסף. בדקו האם יש כבר חומר אותו ניתן לגרוס. למשל תעודת אחריות של מכשיר שכבר אינו קיים, או סתם לא בתוקף, חשבונות ישנים וכדומה. בצורה זו אנו נשארים תמיד עם כמות ניירת קבועה והבית אינו מוצף.

ומה לגבי קלסר ‘שונות’?

אין חיה כזו. אנשים נוהגים לדחוף תחת המילה ‘שונות’ כל מה שהם לא יודעים או יכולים להתמודד עימו ולעולם לא ידעו מה תייקו שם. אני מתנגדת לכך.

בתחילתו של פרויקט חדש למשל: שיפוץ דירה, רכישת דירה, טיול גדול לחו"ל וכדומה, פותחים קלסר נפרד לצרכי מטרה זו ומתייקים בו כל מידע רלוונטי. לאחר מספר שבועות אפשר, אם רוצים, לבצע בו חלוקה פנימית בעזרת חוצצים על פי נושאי משנה. בצורה כזו, אתם יודעים שכל החומר של אותו פרויקט מרוכז שם.

הימנעו מערמות גזרי עיתונים ועיתונים של יום אתמול (שלשום, ושנה שעברה...) אם אתם ממש, אבל ממש חייבים את אותה פיסת מידע, סירקו את הקטע אל המחשב.

אולם זכרו, סורקים ושאר אפליקציות והמצאות דיגיטאליות אינן יכולות להחליף, בשום אופן, את עבודתנו ואת מעורבותנו. אנחנו צריכים להיות בשליטה ולקחת אחריות על עניינינו הפיננסיים.

ניירת שקשורה בעסק

כאשר אני עובדת עם בעלי עסקים עצמאיים, אנו מארגנים לעיתים מזומנות את הניירת שיש להעביר לרואה החשבון. אני תמיד מוצאת המון ניירת שלא עברה בזמן לידיו. אני תמיד מסבירה ללקוח שלא משנה כמה רואה החשבון יהיה מסודר ומקצועי ‘הוא לא יכול לדעת את מה שהוא לא יודע’, כלומר: אם לא נעביר לו את הניירת המתאימה - כיצד הוא יוכל לטפל בענייננו בצורה המיטבית?

ניירת חשובה

כאמור, בכל בית צריך להחזיק בנפרד קלסר או תיק ובו ניירת חשובה שאין צורך לגעת בה כמו: תעודות לידה, נישואין, תעודות מקצועיות שונות ועוד.

עבודות יצירה מהגנים ומבתי הספר

גם זה סוג של ניירת. אני ממליצה להקדיש לכל ילד קופסה (ולא תיקייה) משלו שבה נשמור את העבודות הנבחרות. מדוע קופסה? לילדים במיוחד בגיל הגן ישנן עבודות רבות בעלות נפח, אשר קל לשמרן בקופסה. קופסאות אחסון נוחות ניתן לקנות בחנויות ציוד משרדי, או בחנויות ‘עשה זאת בעצמך’ שם גם קיים שפע קופסאות ומכלי אחסון שונים.

בסוף כל שנה כדאי לערוך מיון נוסף  ולשמור פריטים בודדים בלבד בעלי משמעות מיוחדת: ציור ראשון, מבחן עם ציון גבוה במיוחד וכדומה.

גריסה זו לא מילה גסה

ניירת ומסמכים אישיים, דו"חות כספיים וכו' כדאי שיגיעו לפח האשפה ללא אפשרות זיהוי של בעליהם. כדי להסיר דאגה ולפתור אותנו מהצורך לקרוע כמות גדולה של ניירת, מומלץ להחזיק בבית ובמשרד מגרסת נייר. כיום, ניתן למצוא בחנויות רבות מגרסות נייר בגדלים ובמחירים המתאימים לכל נפש. את שק הפסולת הגרוסה ניתן להשליך, ללא חשש, למכלי מחזור הנייר.

לסיכום

ניירת היא לא דבר מאיים בכלל, כל עוד אתם תהיו אלה שתנהלו אותה ולא היא - אתכם. אם תעשו סדר, פעם אחת ולתמיד, ותיישמו את הכללים הכתובים, תראו שכמות הניירת שלכם תצטמצם פלאים והצורך שלכם בתיוק - כמעט וייעלם.

וכמה זמן יש לשמור כל דבר ולאיזו מטרה? הנה טבלה מסכמת:

** אין בכתוב במאמר משום מתן המלצה או חוות דעת ספציפית ומומלץ לקבל המלצה וחוות דעת בכל עניין ספציפי לגופו של מקרה.