הידעתם שישיבה מוצלחת מתחילה עוד לפני שנכנסים לחדר הישיבות? במאמר זה אחלוק אתכם את 9 כללי הזהב שלי לניהול ישיבה אפקטיבית, כך שאחרי שהיא תסתיים, תהיה תחושה שהשגנו משהו ושיש לנו מפת דרכים להמשך.
כל מי שעובד בארגון או בחברה מכיר את זה: ביומן 'נעוצה' לך ישיבה. לפעמים היא מתקיימת על בסיס קבוע בכל שבוע, לעיתים אחת לתקופה ויש גם ישיבות שמתקיימות בתחילת כל יום עבודה. לא פעם אנחנו יוצאים מהישיבה ואומרים: 'רגע, מה היה כאן עכשיו?', או 'לא הבנתי מה עליי לעשות עכשיו', או 'על מה בזבזתי את השעה האחרונה?!'.
לפעמים נדמה שלקיים ישיבה, פרונטלית או אונליין, הפך להיות MUST רק בגלל שזה מה שכולם עושים, או בגלל ש'צריך להראות שעובדים'. הבעיה היא כשהישיבה מתקיימת רק בשם ההרגל, אך בפועל היא לא אפקטיבית כלל. יותר מזה, אם התחושה שמקבלים אחרי הישיבה היא שזה היה בזבוז של זמן, אז כדאי לחשב מסלול מחדש.
ישיבה – על שום מה?
בואו נעצור ונחשוב רגע: למה צריך בכלל ישיבות, אם יש לנו אי-מיילים?
אי-מיילים נועדו להעברת הודעות, מסרים והחלטות או להעלות בעזרתם נושא לדיון. התכתבות במיילים, בטח כשאליהם מכותבים מספר נמענים, יכולה להיות מסורבלת ולעיתים אף מתסכלת. אם לא עושים זאת נכון, התכתבות במייל עלולה לגזול זמן רב.
ישיבה או כל מפגש של 2-3 אנשים, יכולים להוביל לסיעור מוחות פורה, מציאת פתרונות או לקביעת מדיניות ובניית תהליכים בזמן קצר יחסית.
אבל וכאן יש אבל גדול, אם כינסת ישיבה ושום דבר מועיל לא יצא ממנה, זה כמו לסגור דברים ב'עמידה' בפינת הקפה ולשכוח הכול ברגע שמתיישבים במשרד. על זה יורם ארבל, שדר הספורט, בוודאי היה אומר: 'ככה לא בונים חומה (ישיבה)'.
בסדנאות לכתיבה עסקית למקומות עבודה, אני מלמדת ניהול אפקטיבי של ישיבות. אני מלמדת כיצד להפוך את הישיבה לכלי ניהולי עוצמתי, שיכול לקדם את עבודת הצוותים והדרג הניהולי ולהצעיד אותם להגשמת המטרות והמדיניות שלהם, אם רק מבססים דפוסים והרגלים מנצחים.
קבלו 9 כללי זהב לניהול אפקטיבי של ישיבות
1. תנו הודעה מראש
הישיבות צריכות להיות חלק מהלו"ז של העובדים. שלחו הזמנה לישיבה מספיק זמן מראש, כדי שהיא תיכנס ליומן של כולם, וגם למי שצפוי להיעדר ממנה - יהיה מספיק זמן להתריע. 'הקפצה' לישיבה דחופה (אד-הוק) תיעשה רק אם באמת הנושא שעל הפרק דחוף ואינו סובל דיחוי.
2. הכינו סדר יום לישיבה
המוזמנים לישיבה לא צריכים להיות מופתעים מנושאי הישיבה, להפך. אם אתם רוצים שהישיבה תהיה אפקטיבית, על המשתתפים לדעת מראש מה יהיו הנושאים עליהם ידונו, כמה זמן יוקדש לכל סעיף בסדר היום, ויותר מזה - שהם יתכוננו אליה כראוי.
ישיבה אפקטיבית היא זו שכל משתתף מגיע אליה עם נתונים, תשובות, מידע או דו"חות, שיש בהם כדי לתרום לדיון יעיל, בשאיפה שבסופה גם יתקבלו החלטות אופרטיביות.
3. הכירו את קמ"ע: קצרה, ממוקדת, עניינית
זמן הוא המשאב החשוב ביותר, אחרי ההון האנושי והתקציב בכל ארגון וחברה. זאת הסיבה שכל ישיבה צריכה להיות קצרה, ממוקדת ועניינית.
אפשר להתווכח על האמירה שזמן שווה כסף. פחות אפשר להתווכח עם העובדה שאחרי 15-20 דקות רובנו מאבדים קשב. בישיבות ארוכות ולא ממוקדות, המשתתפים יאבדו ריכוז מהר וברגע האמת, כשצריך לקבל החלטה, רבים מהם לא יזכרו על מה ולמה הם נדרשים להצביע.
4. ישיבה בלי מנהל ישיבה היא כמו ספינה בלי קברניט
אם באמת רוצים שהקמ"ע יעבוד, לכל המשתתפים צריך להיות ברור מי מנהל/ת את הישיבה. למנהל הישיבה יש מספר פונקציות למלא: לעקוב אחר הסעיפים שעומדים לדיון, לתת את רשות את הדיבור, לסכם כל סעיף, ולא פחות חשוב - להקפיד על עמידה בזמנים, אחרת ניתן לגלוש בקלות מעבר לזמן שהוקצב לישיבה.
5. כיבוד הוא לא העיקר בישיבות
על מנת למקסם את הריכוז וה'תקתוק' של כל ישיבה פרונטלית - וותרו על הכיבוד. לא משנה אם זה בורקסים, פלטת ירקות, מיצים, קפה, קרקרים או סלסלת פירות – כולם טעימים, אבל מיותרים לקמ"ע שלנו (קצר, ממוקד, ענייני). כל מה שצריך להיות על השולחן זה קנקן מים וכוסות. זהו.
6. טלפונים ניידים מחוץ לתחום
אין מסיח דעת גדול יותר מסמארטפון. אם לא מדובר בישיבת צוות פרונטלית של קודקודי כוחות הביטחון או של הנהלת חדר מיון, הטלפונים הניידים בישיבה צריכים להיות כבויים. לא על 'השתק' ולא על 'רטט'. כבויים. אני ארחיק לכת ואציע סלסילה שבה יונחו המכשירים בפינת החדר. גם בישיבת אונליין אפשר לבקש מהמשתתפים לכבות את שאר המסכים. זוכרים שהכלל הוא ישיבה קצרה וממוקדת? תסיימו מהר והטלפונים יחכו לכם. בהתחייבות.
7. לא כל ישיבה צריכה מופע 'אור-קולי'
יש הרבה דרכים להעביר נתונים, מסרים או הצעות, כשהפופולרית שביניהן היא מצגת. כדי שהמשתתפים בישיבה יהיו קשובים, הכינו מצגת קצרה ולא עמוסה מדי במלל או במספרים. יש מקרים בהם כדאי לשקול לצרף את המצגת למייל של ההזמנה לישיבה כדי שילמדו אותה. כך או אחרת, רגע לפני שמתחילה הישיבה בדקו שאתם מצליחים לתפעל אותה, כדי לא לבזבז זמן יקר על קשיים טכניים.
8. כתבו פרוטוקול של הישיבה
ישיבה שהסתיימה בלי סיכום, החלטות, Action Items או דד-ליין לביצוע, מוטב שלא הייתה מתקיימת. אל תצפו מהמשתתפות והמשתתפים לזכור מה היה בישיבה, מי אמר/ה מה, מה הוחלט או מה על כל אחד לעשות כדי להוציא מהכוח אל הפועל.
מכירים את המושג אמ;לק? ארוך מדי, לא קורא. סיכום הישיבה לא צריך להיות ארוך אלא תמציתי וברור. על הסיכום לכלול הנעה לפעולה בהתאם למה שהוחלט, מי אחראי על מה, מתי ישיבת פולואפ וכדומה. והכי חשוב: לשלוח את הסיכום לכל המשתתפים קרוב ככל שניתן ליום בו התקיימה הישיבה, בעדיפות לאותו יום.
9. עשו פולואפ
ישיבה בה נתנו משימות למשתתפים תלך ותתמסמס עם משימות השוטף, אם לא יהיו מעקב ובקרה, שכל מה שהוחלט - בוצע (ומה שלא, כדאי לבדוק מדוע). לא חייבים תמיד לעשות ישיבת המשך, לעיתים אפשר להסתפק בשליחת מיילים לבירור.
וטיפ זהב
לא מומלץ לקיים ישיבות מיד אחרי ארוחת הצהריים. בשעה זו העובדים שלכם לא מרוכזים ויתקשו לדסקס נושאים חשובים.
לסיכום
ישיבה ללא מטרה ברורה ומוגדרת מראש, מוטב שלא תתקיים.
ישיבה שיש לה מטרה ברורה ומוגדרת מראש, צריכה להתנהל כך, שבסיומה למשתתפים תהיה מוטיבציה להצליח ליישם את מה שהוחלט בה, אחרת מוטב שלא תתקיים. אם יש לכם 'זמן עודף' בעבודה, נצלו אותו לקידום פרויקטים ולא לקיים ישיבות בטלות.
ישיבת עבודה לא נועדה למפגש חברתי של סמול טוק ושיחות על הא ועל דא. בשביל זה יש HAPPY HOUR, ערבי גיבוש, פינת קפה או נופש חברה. ישיבה היא קודם כל כלי עבודה ולמי שיוזם ומנהל אותה יש אחריות גדולה על האפקטיביות שלה.
