כמה זמן אתם משקיעים ביום על כתיבה, שליחה ומענה למיילים? אני מניחה שהרבה יותר מדי. וכמה זמן איכותי נותר לכם לעבודה אפקטיבית? פחות מדי. הבשורה הטובה היא שאפשר גם אחרת!
וולקאם לעולם החדש-ישן, זה שבו שליחת מיילים והודעות WhatsApp החליפו כמעט לחלוטין את השיחות האישיות. זה קל, פשוט, נוח, ולא 'מבזבז' לנו זמן על פגישות ארוכות או נסיעות אליהן.
האמנם?
לא ממש.
כשההתעסקות עם מיילים (והודעות) גוזלת לנו שעות עבודה רבות ובסיומו של יום אנחנו מגלים שההתכתבות לא הייתה אפקטיבית ואנחנו נמצאים באותה נקודה - משהו כנראה לא עובד כאן ביג טיים.
דואר נכנס הוא בור ללא תחתית.
דמיינו את זה: בוקר. הגעתם למשרד. אחרי שהסדרתם נשימה ונשאתם ברכה קטנה לאלוהי החניות שעזר לכם גם הבוקר, ארגנתם את שולחן העבודה, פטפטתם קצת בפינת הקפה, הדלקתם את המחשב וחושך בעיניים: 30 הודעות מחכות לכם בתיבת הדואר הנכנס.
וכמה שעות לאחר מכן, בשעת אחר הצהריים-ערב, רגע לפני היציאה הביתה, אתם מנסים להיזכר היכן חניתם בבוקר, רוצים לכבות את המחשב וחושך בעיניים: 45 הודעות מחכות למענה בתיבת הדואר הנכנס.
איך זה לעזאזל קרה? הרי כמעט מחצית מהיום הוקדש למענה למיילים, כתיבת חדשים, המתנה לתשובות וחוזר חלילה. איך קורה שבסוף היום, במקום לסמן מיילים כמטופלים צריך לסמן את רובם בדגל אדום להמשך טיפול? ואם זה לא מספיק, מבט מהיר על רשימת המטלות שתוכננו להיום מגלה, שמחצית מהן לא נעשו.
למה? כי רוב הזמן הושקע במיילים.
לחלק מהמשימות יש דד-ליין למחר. והופ, העבודה הולכת איתנו הביתה. בהחלט לא כיף.
כששני אנשים או יותר נפגשים ומנהלים שיחה או דיון על נושא שעל סדר היום בארגון או בחברה, הם מנהלים תקשורת בינאישית הכוללת, בין היתר, מילים, שפת גוף, מחוות קטנות והאינטראקציה היא מידית. אם ישנן שאלות או הבהרות, הם מבקשים מענה בו במקום. אם לא יורדים לסוף דעתם, הם יסבירו שוב. אבל כשאנחנו כותבים מייל, אנחנו עם עצמנו; מסגננים, כותבים, שולחים ומחכים לתשובה שתגיע מתישהו. במקרה הטוב זה יקרה תוך כמה דקות, במקרה הפחות טוב יעברו כמה שעות או ימים עד שנקבל מייל חוזר.
ומה קורה בינתיים? חלקנו כבר לא ממש זוכרים מה בדיוק רצינו להגיד באותו מייל, חלקנו לא מבינים מדוע שאלנו על X וקיבלנו בכלל מענה על Y והתוצאה: בזבוז אנרגיה, תסכול ואי עמידה בזמנים וביעדים שהצבנו לעצמנו.
אז מה עושים? משנים!
קבלו 4 כללי ברזל לכתיבה אפקטיבית של אי מיילים
1. תקשורת בינאישית היא הלחם והחמאה של כל מייל
העובדה שאנחנו מתנהלים בעולם דיגיטלי כחלק משגרת יומנו, לא אומרת שאנחנו צריכים לשים בצד את כישורי החיים שלנו, אלה שאנחנו נעזרים בהם במודע או שלא במודע במפגש פנים מול פנים.
בסדנאות שאני מעבירה בארגונים וחברות, העובדות והעובדים לומדים כיצד לכתוב נכון אימיילים בתוך ומחוץ לארגון, כאשר הדגש הוא על כך שהכול מבוסס על עקרונות התקשורת בינאישית.
הדבר הבסיסי שצריך להנחות אותנו בכתיבת מייל הוא שעלינו לחשוב ולדמיין מה הקורא יבין ממנו, ובעיקר לוודא, שהמסר שאנחנו רוצים להעביר הוא ברור. אם המייל מיועד לקולגה שלנו לעבודה ויש לנו היכרות קודמת, זה אולי קל יותר לכוון בדיוק אליו. אם לעומת זאת המייל מיועד לאדם מחוץ לארגון ש'פוגש' אותנו בפעם הראשונה, עלינו לגייס את כל מה שאנחנו יודעים על פגישה ראשונה שהיא פגישה עיוורת.
2. האורך כן קובע
הניסיון שלי מראה שכולנו מרפרפים בקריאה, בין אם זה על כותרות בעיתון ובין אם מדובר במיילים. זו הסיבה שהכתיבה שלנו צריכה להיות מדויקת, לאו דווקא ברמת חוקי לשון והדקדוק (למרות שגם זה מאוד חשוב), אלא בלי להתפזר, להתפלפל ובלי להעמיס מידע מיותר שלא ישרת את מטרת המייל.
אם נרצה שבאמת יקראו את המייל שלנו מומלץ לא להכביר במילים. הדגישו את הכותרת ואת המסר החשוב ביותר, כתבו פסקאות קצרות של שניים-שלושה משפטים והפרידו ביניהן עם רווח של שורה.
חלקו את המייל לשלושה חלקים עיקריים:
נושא: כתבו נושא ברור, מדויק וממוקד
תוכן: על מה אני כותב ולמה
שורת סיכום: מה אני רוצה שיקרה עכשיו, מה הציפייה שלי מהנמען
אין שום סיבה לכתוב בגוף המייל ‘מגילות’, להוסיף טבלאות או נתונים – כל מידע נוסף צרפו קובץ (attachment).
3. השאירו את הפינג פונג לאולימפיאדה
- ככל שהשרשור של מייל מסוים יהיה קצר יותר והטיפול בו יסתיים מהר, זו תהיה ההוכחה שהוא נכתב טוב יותר, ולהפך. אם הדינמיקה סביב מייל אחד היא של 'הלוך ושוב' בלתי נגמרים, עשו 'פוס משחק' וחשבו מסלול מחדש.
- כששרשור של מייל הוא ארוך ומתפתל, זה סימן מובהק לכך שמשהו התפספס בדרך. בסדנאות אני מראה כיצד כתיבה נכונה ויעילה של מיילים חוסכת כ-20 דקות בממוצע ביום לכל שולח או מקבל. בשנה זה יכול להגיע למאות שעות עבודה.
- שימו לב שמיילים הם לא 'שיחת ועידה'. שלחתם מייל למספר מכותבים? בקשו שהם ידונו ביניהם ויענו לאחר שהושגה ביניהם הסכמה. אל תנהלו 'ויכוח' או דיון במיילים, אלא אם כן אתם רוצים שהנושא ייסגר בעוד שנה.
4. המייל שלך הוא גם המיתוג האישי שלך
- מייל שתכתוב אינו דומה לפתק בבקבוק שאיש אינו יודע מי כתב, מי ימצא אותו או היכן. ברגע שהוא יצא מהמחשב שלך הוא מייצג אותך ו/או את הארגון שלך. לכן, חשוב להקפיד על שפה ברורה ומקצועית, שימו לב שיש לכם חתימה במייל עם כל הפרטים שלכם ולוגו של החברה/ארגון.
- תקשורת כתובה מעידה על הכותב, יש לה משקל כבד על איך שהוא נתפס בעיני אחרים ומה חושבים עליו. אם המיילים שלך לא יהיו מקצועיים, לא רהוטים ויתישו את הנמען, ייתכן מאוד שבפעם הבאה שתשלח אליו מייל הוא פשוט לא יפתח אותו וחבל.
- כשמסמך נשלח כשהוא כתוב היטב, הסיכוי לקבלת ריג'קטים פוחת משמעותית, נחסכות המון שעות של עבודה בפול גז בניוטרל ונותר זמן לעבודה איכותית.
מנהלי מחלקות, מנהלי צוותים ודרג ניהול ביניים, שרוצים לשפר את המקצועיות של העובדים והעובדות בארגון, ישמחו ודאי לדעת שחלק גדול מהשינוי שהם רוצים יכול להתחיל בשיפור התקשורת הבינאישית הכתובה, ולזה אין צורך במשאבים גדולים.
כשמתקשרים טוב יותר בתוך הארגון ומחוצה לו גם באמצעות מיילים אפקטיביים, רמות התסכול ותחושת ההחמצה מתחלפות בתחושות של הצלחה וסיפוק ואיתה מגיעה גם עלייה במוטיבציה ומזה כולם יוצאים נשכרים – העובדים, העובדות והארגון.
