נתחיל בתשובה: לכל עסק! בין אתם עסק קטן של אדם אחד או עסק של 100 עובדים, בין אם אתם עוסק פטור או מורשה או חברה בע"מ, כל עסק צריך לעבוד עם תוכנה לניהול פיננסי.
התוכנה יכולה להיות אקסל, שיכול להפיק דו"חות שונים (כדוגמת ניתוח הוצאות והכנסות, עלות מול רווח לשעת עבודה או לשירות או מוצר ולמעשה את כל האינפורמציה שבעל עסק צריך לדעת על מנת לנהל עסק רווחי), או אחת משלל התוכנות המתקדמות שנמצאות בשוק ויודעות לבנות תחזית עסקית אל מול הזנת הנתונים בפועל ולהפיק דו"חות ניהוליים שיאפשרו לבעל העסק להיות גם המנהל בעסק ולא רק העובד בו.
ומה קורה בארצנו?
בהתאם לעדכוני הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה, הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים, דן אנד ברדסטריט ישראל ועוד, בישראל נפתחים מידי שנה כ- 50 אלף עסקים וכ- 40 אלף עסקים נסגרים מדי שנה. כ- 80% מהעסקים שנפתחים, יסגרו במהלך השנה הראשונה עד השלישית לחייהם. מדהים לא?
מאמרים שדנים בנושא מתמקדים בכך שבעלי העסקים עסוקים בלעבוד בעסק ולא בלנהל אותו ומכאן, מתחילה הבעיה. חוסר בניהול יבוא לידי ביטוי קודם כל באי הכנת תכנית עסקית וכתוצאה מכך, לחוסר בניהול פיננסי.
מה זאת בכלל תכנית עסקית?
תכנית עסקית היא למעשה מפת הדרכים של העסק או אם תרצו, חוברת הפעלה של העסק. תכנית עסקית מורכבת משני חלקים, החלק המילולי והחלק המספרי:
החלק המילולי יכלול את הרעיון העסקי, החזון, הצורך שקיים בשוק, תיאור השירותים והמוצרים ועוד.
החלק המספרי/ הפיננסי שאותו יש לנהל באמצעות תוכנה לניהול פיננסי יכלול דו"ח תזרים, דו"ח רווח והפסד, תקציב הוצאות (תקציב ההוצאות יכלול תקציב שיווק שממנו נגזרת התוכנית השיווקית), תחזית הכנסות, תמחור השירותים והמוצרים וכו'. החלק הפיננסי מורכב למעשה מתכנית עם נתונים מספריים שניתן למדוד אותם אל מול הביצועים בפועל.
היתרונות הניהוליים בשימוש בתוכנה לניהול פיננסי
1. הערפל מתפוגג
בעלי עסקים שמתחילים להשתמש בתוכנה לניהול פיננסי, יתוודעו ליתרונות הניהוליים כבר בשלב התכנון. שלב זה הוא השלב שבו נעשית הגדרה ומיקוד של השירותים בעסק, קביעת מחירון מסודר, הבנה ברורה של מה עולה לנו כסף, כמה זה עולה, כמה כסף נצטרך להשקיע ועל מה. לאחר מכן, כשנכניס ונעדכן את הנתונים בפועל, נוכל לראות מה עובד ומה לא, מה רווחי ומה לא ולקבל החלטות ניהוליות בהתאם.
לדוגמה: בניתי תכנית עסקית ללקוח. לאחר שעדכנו את הנתונים הסתבר, שלמרות שיש לו 'מוצר דגל' יקר (כ- 8,000 ש"ח ללקוח) שאליו הוא מקדיש את מירב מאמצי הפרסום, בפועל מרבית ההכנסה שלו מגיעה דווקא ממוצר שהוא כמעט לא מפרסם ונמכר ב- 1,400 ש"ח. לאחר ניתוח הנתונים ביקשתי ממנו להתחיל לפרסם גם את המוצר הבודד ועל פניו ה'זניח' בעסק ומה שקרה בפועל, הוא שלאחר כחודשיים הלקוח שילש את הכנסות העסק רק ממכירת המוצר הזול יותר, עד כדי כך שהוא אמר לי 'אני לא עומד בעומס אני חייב לצמצם את הפרסום'.
2. לדעת כמה בדיוק אנחנו מרווחים
יתרון נוסף שיש לשימוש בתוכנות לניהול פיננסי כרוך בשינוי התנהגות מידי בכל מה שנוגע להנחות, מבצעים ו'לא נעים לי'. ברגע שאנחנו יודעים למשל, שעל שעת ייעוץ שלנו שאנחנו מוכרים ב- 300 ש"ח, הרווח הנקי שלנו הוא 75 ש"ח לשעה, אנחנו נחשוב פעמיים האם לתת הנחה, למכור את שעת הייעוץ ב- 250 ש"ח ולהרוויח רק 25 ש"ח.
אם אנחנו לא יודעים כמה אנחנו מרווחים אלא רק משערים, המחשבות של 'גם 250 ש"ח זה לא רע לשעת עבודה', או 'אם הייתי שכירה הייתי מרוויחה אולי 50 ש"ח לשעה', גורמות לנו להוריד את ההכנסות שלנו ואולי אף להגיע להפסד.
3. שליטה על הוצאות
כשאנחנו עובדים עם תכנית מסודרת ומנוהלת באמצעות תוכנה או מערכת לניהול פיננסי, אנחנו למעשה מגדילים את השליטה על המזומנים בעסק ומצמצמים את ההפסדים שייגרמו בגלל חוסר ניהול, כגון למשל בשל תשלומים מיותרים לספקים.
לדוגמה: לקוחה שלאחר עדכון הנתונים נמצא, כי עלות שירותי המשרד במיקור חוץ שהיא משלמת עליהם הסתכמו בסכום חודשי של כ 15,000 ש"ח בחודש. מאחר ולאותו עסק היו לא מעט ספקים, לא ניתן היה לראות את התמונה הכוללת עד שהנתונים הוכנסו למערכת פיננסית ובלחיצת כפתור (הוצאות עסק - אחזקת משרד), קיבלנו את התמונה המלאה. בהחלטה מידית כל שירותי המשרד במיקור חוץ הוחלפו בעובד שכיר אחד בעלות מעסיק של כ- 7,000 ש"ח, כלומר: חיסכון מידי של 8,000 ש"ח בחודש (96,000 ש"ח בשנה).
הניהול הפיננסי הוא הבסיס לניהול עסק רווחי ולשם כך נדרשים כלים ניהוליים לרבות תכנית עסקית ומערכת לניהול פיננסי. הבחירה במערכת הספציפית תלויה בגודל העסק, בהיקף התנועות החודשיות ובצרכים השונים של העסק.
אבל רגע. חשוב לדעת עוד משהו
מכירים את המשפט הידוע 'מה שלא יודעים, לא כואב'? לכאורה, כשאנחנו לא רואים את המספרים, הכול נראה לנו ורוד.
'אני אופה עוגות מדהימות. אני אאפה מהבית, לא יהיו לי כמעט הוצאות ויהיה לי אחלה של עסק'. ומה עם: 'אני אפתח קליניקה בבית, אגבה על כל טיפול 400 ש"ח וארוויח הרבה יותר ממה שאני מרוויח היום'. אלו הן שתי דוגמאות לדברים שנאמרים על ידי בעלי עסקים או כאלה שרוצים לפתוח עסק חדש, מתוך חוסר הבנה של המצב בשטח.
ייתכן ואם הם היו יודעים, שעל מנת לנהל עסק קטן מהבית, הם יצטרכו להוציא בין 3,000 ש"ח ל 4,500 ש"ח (במקרה הטוב) בחודש, ושהרווח על הכנת עוגה שנמכרת ללקוח ב- 300 ש"ח יכול להסתכם בעשרות שקלים בודדים (ולפעמים אף בהפסד), זה היה מרפה את ידם.
כשאנחנו מנהלים את המספרים ולא הם אותנו, אנחנו רואים, שחור על גבי לבן, את הכשלים, את ההפסדים, ערים לרווחים הנמוכים, במיוחד ביחס לכמות שעות העבודה ולהשקעה שלנו בעסק וזה בהחלט יכול לגרום לירידה במורל ובמוטיבציה. יש אף כאלה שעיסוק במספרים יגרום להם לחרדות, לפגיעה בביטחון העצמי ו/או במקצועיות.
לסיכום
אם אתם רוצים לבנות עסק מצליח שעומד מול אתגרים וצולח אותם, בנו תכנית עסקית. נהלו את הצד הפיננסי של העסק בעזרת כלים מתאימים ואל תתנו לאתגרים שבדרך לשבור אתכם. וכמו שאמר תומס אדיסון: 'לא נכשלתי. רק מצאתי עשרת אלפים דרכים שלא עובדות'.
בהצלחה.
