בעידן המידע והתקשורת שבו אנו חיים, הטכנולוגיה היא לא רק כלי עזר, אלא יסוד בלתי נפרד מסביבת העבודה שלנו.
כאשר מדובר ביעילות, יצירתיות והשגת מטרות עסקיות, הדבר האחרון שנרצה הוא תקלות טכנולוגיות. תקלות אלה יכולות להפוך יום עבודה רגיל לסיוט לוגיסטי, להאט את התקדמות הפרויקטים ולגרום לתסכול ולנזקים ממשיים.
אז איך נוכל למזער את הסיכוי לתקלות מחשוב וליצור סביבת עבודה חלקה, יעילה ובעיקר פורייה יותר? במאמר זה אציג טיפים פרקטיים לשמירה על סביבת עבודה טכנולוגית נקייה מתקלות, תוך שמירה על פרודוקטיביות גבוהה ודאגה מינימלית.
הטיפים מתאימים לכל גודל של עסק, קטנים, בינוניים וגדולים וההמלצה שלי היא לעבור על כל אחד מהם ולבדוק, כיצד ניתן ליישם אותם גם אצלכם ולייצר סביבת עבודה רציפה, ללא השבתה.
א. רכשו ציוד איכותי עם אחריות רבת שנים בבית הלקוח
דמיינו את הרגע שבה קורית התקלה. מה אתם עושים בו? אם רכשתם ציוד מחשוב ואחריות, תוכלו להזמין טכנאי וזה יגיע למשרדכם במהירות ויתקן את מה שדרוש תיקון. אם לא רכשת ציוד איכותי באחריות, אתם עלולים למצוא את עצמכם ברגע השבתת המחשב, מתנתקים חוטים, מחפשים מעבדה פנויה וממתינים לתיקון המיוחל.
ב. רכשו תוכנות עם שירות תמיכה במקרה של תקלות
ישנן תוכנות שהעסק משתמש בהן על בסיס יומיומי. לכן חשוב, שהתוכנות הללו יכללו גם שירות תמיכה מקצועי וזמין במקרה של תקלה.
ג. צרו ‘תיק אתר’ ושמרו עליו במקום מאובטח
רכזו את המידע של כל מערך המחשוב בעסק ושמרו עליו במקום בטוח. תיק אתר יכלול רשימה מסודרת של כל סביבת העבודה החל ממחשבים, מדפסות וציוד נלווה ומי שעובד על כל אחד מהם. בנוסף, תיק האתר יכלול רישום מסודר של כלל הרישיונות, לרבות תאריכי החידוש וכן פרטי ניהול של האתר, הדומיין, תיבות מייל ועוד.
נוסף לאלה יש לכתוב במסודר גם את פרטי אתרי הגיבויים, חברות מהן אתם מקבלים את התקשורת לאינטרנט עד לרמת שם, סיסמה, שם החברה המנהלת, איש קשר, מספר הטלפון וכתובת המייל.
ד. החזיקו ‘מחשב ספייר’
היות ותקלה במחשב יכולה להשבית את העסק מלפעול ולהסב לו נזקים משמעותיים, מומלץ להחזיק מחשב נוסף, שישמש כמחשב ספייר, ממש כמו גלגל נוסף ברכב.
ה. אבטחו את המידע שלכם
- ודאו, כי העובדים מקבלים גישה לנתונים רלוונטיים לעבודתם בלבד וכי מי שלא צריך להיות חשוף לנתונים כאלה או אחרים, לא יהיה חשוף להם
- צרו סיסמאות חזקות וייחודיות לכל אחד מהחשבונות שלכם במקום העבודה
- השתמשו במנהל סיסמאות. כך תבטיחו שיהיו לכם סיסמאות חזקות שמקשות על פריצה
- הפעילו אימות דו-שלבי לחשבונות שלכם
- נעלו את המחשב כשאתם רחוקים משולחן העבודה, כדי למנוע גישה אליהם על ידי אנשים שאינם מורשים
ו. עדכנו את מערכת ההפעלה באופן רציף
כך, תבטיחו את תקני האבטחה הטובים ביותר.
ז. אפשרו עדכונים אוטומטיים אם אפשר
יצרן מערכת ההפעלה דואג לכם לעדכונים אוטומטים לטובת אבטחת של מערכת ההפעלה ויש לאפשר אותם.
ח. מיילים
הימנעו מפתיחת מיילים ממקורות לא ידועים או חשודים ובנוסף, הימנעו מפתיחת קישורים או מהורדת קבצים מצורפים ממיילים לא מוכרים.
ט. אינטרנט אלחוטי
אבטחו את רשת ה-Wi-Fi בעסק ולשם כך, השתמשו בסיסמה חזקה וארוכה. בנוסף, הימנעו מכניסה לאתר אם הדפדפן מזהיר על בעיות אבטחה.
י. אתחול
עשו RESTART למחשב, לפחות פעם ביום כיון שכך העדכונים יסתיימו בהצלחה והמשאבים של המחשב יתפנו.
יא. BACKUP ,BACKUP ושוב BACKUP
במקרה של תקלה מתמשכת או פריצה למחשבים, ההמשכיות העסקית תהיה תלויה בעיקר בגיבוי המידע. לכן יש לגבות את הנתונים, באופן קבוע, ובנוסף להבטיח את שחזור הנתונים במקרה של כשל חומרה, מחיקה בשוגג או בעיות אחרות.
יב. הכשרת הצוות בארגון
העובדים הם החשובים ביותר בעסק בהיבט של שמירה על רציפות העבודה ולכן חשוב שהעובדות והעובדים יקבלו הכשרה מתאימה כדי להימנע מסכנות מיותרות. הכשרה מתאימה לעובדים יוצרת יציבות, הקניית ביטחון באמצעות הידע הנרכש ובנוסף, עוזרת להתייעלות בארגון.
לסיכום
אין ספק שכדי לייצר סביבת עבודה עסקית רציפה, עם כמה שפחות תקלות מחשוב, עלינו להשקיע מחשבה וכסף אולם ההשקעה הזו תשתלם בטווח הרחוק.
לא ניתן למנוע את כל התקלות, אך בהחלט אפשר להפחית אותן ולמזער את הנזקים בעקבותיהן כיוון שבסופו של דבר, כולנו רוצים לייצר סביבת עבודה שבה הטכנולוגיה תשרת אותנו בצורה הטובה ביותר ולא תהווה עבורנו מכשול.
