בעולם של היום, כל עסק שרוצה לשגשג, יעשה לעצמו טובה אם יכיר וישתמש בכלים דיגיטליים. כלים אלה יכולים לעזור לעסקים להתייעל, לנצל את משאביהם טוב יותר, לשפר את השיווק, את שירות הלקוחות ואת התקשורת עם לקוחות, ספקים ועמיתים. עסק שלא יעשה שימוש בכלים דיגיטליים יישאר מאחור ביחס למתחריו וחבל.
במאמר זה אציג מספר כלים דיגיטליים שכדאי לכל עסק להכיר ולעשות בהם שימוש מיטבי. מגוון הכלים רחב, כך שכל עסק יכול למצוא את הכלים המתאימים לו.
יאללה, צוללים!
יומן דיגיטלי
נכון, יומן מודפס יכול להיות יפה יותר ויש לו ריח טוב של נייר ובכל זאת – אני בוחרת ביומן דיגיטלי. למה? כי לדעתי, הוא מאובטח, נוח ויעיל יותר.
אני ממליצה על היומן של גוגל מהסיבות הבאות:
- אפשר לעבור בין תצוגה יומית/ שבועית/חודשית/שנתית/לוח זמנים בלחיצת כפתור
- יש גישה לפגישות שלנו מהמחשב או מהטלפון בכל מקום וזמן
- אפשר להשתמש בצבעים לסוגי פגישות ואז לראות במבט אחד איך נראה היום שלנו
- כשיש פגישה חוזרת, אפשר להכניס אותה פעם אחת וזהו
- אפשר לקבל תזכורות בדוא"ל ו/או בהתראות במכשירים שלנו
- אפשר להכניס מיקום פיזי או וירטואלי (כלומר פגישת זום וכו') ולנווט למקום הפגישה בלחיצה אחת
תיאום פגישות אוטומטי
יש היום מגוון כלים שמאפשרים תיאום פגישות באופן אוטומטי. בדיוק כמו שקובעים תור בדואר או בבנק דרך אתר או אפליקציית תיאום תור – כל עסק יכול להשתמש ב- Calendly או בלו"ז לפגישות של יומן גוגל. לאחר ההגדרה של שעות התיאום הרצויות, שולחים קישור ללקוח, הוא רואה מתי אני פנויה (לא מה אני עושה, כמובן) ויכול לתאם איתי פגישה. שנינו מקבלים הודעה בדוא"ל ולשנינו נכנסת פגישה ליומן. ב-Calendly ניתן להגדיר גם שתיקבע פגישת זום באופן אוטומטי והקישור לזום יופיע בדוא"ל וביומן של שני הצדדים.
ווטסאפ עסקי (ביזנס)
ווטסאפ עסקי היא אפליקציה אחות לווטסאפ, שמאפשרת לי לתת שירות לקוחות יעיל ונוח בווטסאפ - המקום שבו גם אני וגם הלקוחות נמצאים רוב הזמן. האפליקציה מציעה מגוון תכונות חכמות לעסק, ביניהן:
- הודעות אוטומטיות שנשלחות לפונים אליי לראשונה, לפונים מחוץ לשעות הפעילות או כשאני בחופשה
- תגובות מהירות המאפשרות לי לשלוח בקלות ובמהירות קטעי טקסט שאני שולחת שוב ושוב כמו כתובת דוא"ל, פרטי חשבון בנק, דרכי המעקב אחריי, קישור לתיאום פגישה (ראו לעיל – תיאום פגישות אוטומטי) ועוד. אפשר אפילו לשלוח את הפלאייר שהכנתי באמצעות בחירת שמו מרשימת קיצורים והוא מייד יישלח לנמען הרצוי
- קטלוג מוצרים ושירותים שאני יכולה לשלוח בקבוצות שונות או לשתף ברשתות חברתיות אחרות – לחיצה על הקישור תיקח את הלוחץ היישר לווטסאפ וכל המוצרים והשירותים של העסק יוצגו בפניו, עם מחירים, תיאור ואפילו קישור לדף מוצר באתר שלנו
- פרופיל עסקי מורחב שהוא מיקרו אתר. לחיצה על השם שלי בווטסאפ תציג ללוחץ את המידע על העסק
- תוויות מאפשרות לסווג את הצ'אטים לפי נושאים (לקוח VIP למשל) ואז יש לי אפשרות לאתר בקלות את כל הצ'אטים ששייכים לתווית מסויימת ואפילו לשלוח לכולם הודעה
הערות Keep
מדובר באתר/אפליקציה/תוכנה שמסונכרנים ביניהם ושמאפשרים לי לשמור כל דבר שפעם, הייתי רושמת על פתק. כיום, אין על השולחן שלי עט ונייר; כל רשימה, סיכום הרצאה, נאום המעלית שלי, החתימה שלי – הכל נמצא ב-Keep.
כמה מהיתרונות הבולטים של Keep:
- אפשר לשתף פתקים עם א/נשים אחרים
- אפשר לתת צבעים שונים לסוגי פתקים שונים
- אפשר לקבל תזכורות לפתק על בסיס מקום או זמן, למשל – להציג את רשימת השאלות לרופא כשאני מגיעה למרפאה
- אפשר לחפש בקלות כל מילה שהכנסתי אי פעם לפתק כלשהו
מנהל סיסמאות
לכולנו יש סיסמאות רבות, קודים שאנחנו צריכים לזכור, פרטי כרטיס אשראי, פרטי הכניסה לחשבון הבנק או קופת חולים. אז במקום לשמור אותם על פתקים, או דף במחברת, או במקרה הטוב מסמך וורד – אני משתמשת במנהל סיסמאות. מדובר על אתר/תוכנה/אפליקציה מסונכרנים ביניהם, ששומרים על כל המידע החשוב לי. התפקיד שלי הוא לזכור את סיסמת הכניסה למנהל הסיסמאות ולעדכן אותו בכל שינוי של סיסמה או קוד. יתרון חשוב הוא היכולת להכניס סיסמאות באופן אוטומטי לאתרים ואפליקציות. מדובר בתוכנות מאובטחות מאוד וגם אם אין מאה אחוזי אבטחה, איפה כן יש? בפתקים?! במסמך וורד?! אני צריכה למצוא את השילוב הטוב ביותר בין אבטחה לנוחיות והפתרון שאני מוצאת כמושלם לצורך הזה הוא מנהל סיסמאות. ישנם רבים כאלה. הבחירה שלי היא SafeinCloud שניתן להשתמש בה ללא תשלום או לרכוש את הגירסה המלאה ב-33 ₪, תשלום חד פעמי לכל החיים. יש גם תוכנה חינמית מצויינת ששמה Bitwarden.
כונן גוגל – אחסון בענן
כונן גוגל (דרייב) או מתחריו משמשים לאחסון קבצים בענן, מעין דיסק-און-קי עם קיבולת גדולה מאוד שנמצא בענן והקבצים שבו זמינים לי בכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט, בכל מקום בעולם. הוא זמין כאתר/תוכנה/אפליקציה שמסונכרנים ביניהם ומשמש לסנכרון המידע שלי, כך שאם המחשב יוחלף/יקרוס/ייגנב/יאבד – תהיה לי גישה למידע (מבוסס על סיפור אמיתי וכואב).
הנה עוד כמה מהיתרונות שלו:
- אני יכולה להגדיר תיקייה במחשב, שכל קובץ שנשמר בה יועלה באופן אוטומטי לכונן גוגל ויישמר בענן, לכל צורך
- יש לי אפשרות לשתף את הקבצים שנמצאים בכונן הווירטואלי עם מי שאחפוץ לשתף וברמות הרשאה שונות
- כונן גוגל כולל סט תוכנות לעיבוד תמלילים, גיליון אלקטרוני, מצגות, הכנת טפסים, שרטוט, בניית אתרים ועוד – כולן ללא תשלום
- כשרוצים לעבוד ביחד על מסמכים – סיעור מוחות, תוכנית עבודה משותפת, טבלת שיבוץ להכנת כיבוד למסיבה או לאסיפת הורים – ניתן להגדיר בקלות מסמכים שיתופיים
סריקה בטלפון
הסורק שקיים בתוך אפליקציית Google Drive, שבאמצעותו אני סורקת כל מסמך מייד כשהוא מגיע לידיי ואז מתייקת אותו בתיקייה המתאימה בכונן (דרייב). למשל, כשאני יוצאת מתחנת דלק – אני סורקת את החשבונית ומייד מתייקת אותה בתיקיית החשבוניות של החודש. בסוף החודש – שולחת לרו"ח את הקישור לתיקיית החשבוניות. כמה קל כמה פשוט.
טלגרם
מתחרה של ווטסאפ, שבמובנים רבים טובה ממנה. טלגרם זמינה כאפליקציה/תוכנה/אתר שמסונכרנים ביניהם. גם אם מספר המשתמשות והמשתמשים בטלגרם נמוך בהרבה מאלה של ווטסאפ – כדאי להשתמש בה גם ככלי עבודה ולא רק ככלי תקשורת. טלגרם משמשת ככלי לאחסון קבצים ללא תפיסת זיכרון במחשב או בטלפון, לצריכת חדשות ומידע בתחומי עניין שונים, לניהול קבוצות וערוצים באופן חכם ומדויק ועוד. שווה להכיר אותה.
לסיכום
הצגתי במאמר זה מספר כלים דיגיטליים שמסייעים לי בניהול העסק שלי, לצד כלים רבים אחרים שבהם אני עושה שימוש (עליהם – אולי במאמר הבא).
מקווה שסקרנתי וגרמתי לך לרצות להכיר לעומק את הכלים האלה או לפחות את חלקם.
