לכל עסק, החל בעסק קטן של אדם אחד או חברה גדולה של אלפי עובדים, יש מוצר או שירות שאותו הוא משווק. אך בלי קשר לתחום העיסוק שלכם, כבעלי עסקים אתם נדרשים לטפל בעוד הרבה דברים שאינם קשורים למקצוע שלכם, כמו למשל הנהלת חשבונות, גביה, שיווק קידום ומכירות, שירות לקוחות ועוד. מדובר במשימות שמרבית בעלי העסקים לא ששים למלא וגם אם הם ממלאים אותן, חסר להם הידע המקצועי על מנת לבצע את המטלות בצורה מקצועית ויעילה. במאמר זה נספר על פתרון נפלא שיכול להקל על בעלי העסקים וגם לחסוך להם זמן - שירותי משרד באאוטסורסינג.
מה הם שירותי אאוטסורסינג בכלל?
בחיי היומיום מעבר להיותנו בעלי עסקים, אנו מתפעלים חיי בית: כביסה, כלים, בישולים, ניקיונות ועוד המון משימות. גם במטלות הבית ישנן משימות שאנחנו לא אוהבים לעשות או לא מספיק מיומנים בהן ואז אנחנו מוצאים את עצמנו לוקחים אנשי שירות חיצוניים שיעשו עבורנו את העבודה בצורה מקצועית וגם יחסכו לנו זמן, כמו למשל שירותי ניקיון, גינון, רכישת מזון וכדומה. שירותים אלו נקראים שירותי אאוטסורסינג למשימות משק הבית והם נועדו להקל על עומס משימות הבית.
אותו דבר גם בעסקים. הרי זה ברור שכל אחד מאתנו יכול ללמוד, אפילו מסרטונים ביוטיוב, כיצד לקדם ולשווק את העסק אבל רובנו לא אוהבים לעשות את זה ומעדיפים שמישהו אחר יעשה זאת במקומנו ולכן אפשר לראות שהרבה עסקים בוחרים להיעזר בשירותי שיווק חיצוניים, כפי שהזכרנו - אאוטסורסינג.
לדוגמה הגיע אלינו לקוח, קבלן ביצוע מתחום הזכוכיות שהעסק שלו פועל כבר שנים רבות וביקש שנעשה לו סדר בפיננסים. הוצאנו מחשבון הבנק שלו דפי חשבון וממערכת הנהלת החשבונות שלו את כל הדוחות הרלוונטיים וראשית ביצענו בדיקה שהכול מתועד ומדווח כהלכה. גילינו שיש המון כסף בחוץ, זאת אומרת, שלא בוצעה גביה בצורה מסודרת ויש לא מעט לקוחות שלא שילמו בזמן. יצרנו קשר עם כל הלקוחות, חלקם לקוחות פרטיים וחלקם מוסדיים וביצענו תהליך של גביית חובות מכל הלקוחות. כך שבסופו של תהליך , הכנסנו לו 300,000 ₪ שהיו בחוץ.
בעסקים קיימות לא מעט משימות שמייצרות עומס גדול על העסק ולא תמיד קל לנו להתמודד איתן, לעיתים בגלל מחסור בזמן, לעיתים בגלל קושי מקצועי ועוד. כל אחד וסיבותיו שלו. זו בדיוק הנקודה בה מומלץ לבחור בשירותי אאוטסורסינג בתחומים בהם אתם לא אוהבים לעסוק. כן, גם בשרותי אדמיניסטרציה.
מה כוללים שרותי משרד באאוטסורסינג?
- ניהול יומן
- תיאום פגישות
- שירותי גביה
- הנהלת חשבונות
- מעקב אחרי תזרים מזומנים
- שרות לקוחות
- ארגון ותיוק מסמכים
- טיפול בלידים
- טיפול במדיות החברתיות
- העלאת תכנים לרשת
- מעקב אחר תפוקת עובדים
- עדכון ומעקב אחר דוחות
- משימות מותאמות אישית לבעל העסק לפי דרישה
מניסיוני, בעלי עסקים שבחרו להיעזר בשירותי משרד באאוטסורסינג חוו מצד אחד הקלה ושקט בידיעה שהדברים מטופלים בזמן ובצורה המקצועית ביותר, ומצד שני התפנה להם זמן יקר שאותו יכלו להשקיע בקידום העסק שלהם, מה שאיפשר להם להכפיל ולשלש את ההכנסות.
הזמן שלנו הינו מצרך יקר ואנו צריכים לנצל אותו בצורה מיטבית. בעולם העסקים אנו חייבים למנף את החלום והערכים של העסק שלנו וזאת, מבלי להזניח את הניהול השוטף שלו.
עסק עובד בצורה מיטבית כאשר יש מערך מסודר שדואג לכל צרכיו. בעסקים גדולים ישנן מחלקות שלמות העוסקות בשיווק, ניהול חשבונות, גבייה וכדומה, אך בעסקים קטנים ובינוניים לרוב נפח העבודה אינו מצדיק הקצאת משרה לכל המשימות הנ"ל או לחלקן, ולכן פעמים רבות בעלי עסקים בסדרי גודל אלה עסוקים בניהול דברים שאינם חלק ממהות העסק.
שירותי אדמיניסטרציה באאוטסורסינג יכולים להוות פתרון יעיל להשגת המטרות של העסק, תוך ניצול הזמן ביעילות. שירותי אדמיניסטרציה מקצועיים מספקים שירות מותאם ויעיל לכל לקוח על פי צרכיו, תוך תחושה שהשירות הוא חלק בלתי נפרד מן העסק. שירות זה מוריד עול מבעל העסק ומציב אותו במקום בו הוא מרגיש שיש לו יכולת בקרה ושליטה בעסק.
לסיכום
המטרה של כולנו כבעלי עסקים היא לדאוג שהעסק שלנו ממשיך להתקדם, לשגשג, לגדול, להתפתח ולפרנס אותנו בכבוד. יחד עם זאת, חשוב להכיר בכך שיש משימות שאנחנו אוהבים לבצע, יש משימות שאנחנו טובים בהן אבל פחות אוהבים ויש משימות שאנחנו גם לא יודעים לבצע וגם לא אוהבים לבצע. החוכמה היא לדעת איפה אנחנו משקיעים את הזמן שלנו.
