ניהול זמן הוא הרבה מעבר לטבלת משימות יפה או לאפליקציה חדשה. בפועל, הוא כולל גם ניהול של קשב, סדרי עדיפויות והתחייבויות.
מחקרים מראים שניהול זמן יעיל קשור לא רק לביצועים טובים יותר, אלא גם לרווחה נפשית גבוהה יותר ולפחות תחושת מצוקה ועומס.
לאורך השנים, כמאמנת למעברים ולצמתי חיים, אני פוגשת שוב ושוב אנשים חכמים, מוכשרים וחרוצים, שלא חסרה להם מוטיבציה- אבל כמה דפוסים קטנים בהתנהלות היומיומית גורמים להם להרגיש שהיום ‘בורח’, שהרשימה לא נגמרת ושלא משנה כמה עשו - זה אף פעם לא מספיק.
במאמר הזה נבחן 3 טעויות נפוצות בניהול זמן, ולצד כל אחת מהן כלי פשוט שאפשר להתחיל ליישם כבר היום. לא תיאוריות מורכבות, אלא צעדים פרקטיים שמתאימים לחיים עמוסים וליומיום אמיתי.
טעות 1: להעמיס על היום יותר מדי משימות
אחת הטעויות השכיחות שאני פוגשת, היא תכנון יומי אופטימי מדי. אנחנו מכניסים ללוח היום כמות משימות שמתאימה בפועל ליומיים או לשלושה ואז, מסיימים את היום בתחושה שלא הספקנו מספיק.
בפסיכולוגיה מכנים את הנטייה הזו ‘כשל התכנון’ Planning Fallacy. מחקרים מראים, שאנשים נוטים להעריך בחסר את משך הזמן שיידרש להם להשלים משימה, גם כאשר ניסיון העבר שלהם מלמד שמשימות דומות לקחו יותר זמן.
כדי לתכנן יום בצורה מציאותית יותר, אני מציעה להבחין בין שלושה סוגים של משימות:
- משימות קצרות- טלפון, מייל, תשלום, הזמנה או תיאום קצר.
- משימות עומק- כתיבה, תכנון, לימוד, הכנת מצגת, עבודה יצירתית או משימה הדורשת ריכוז ממושך.
- משימות שדורשות תיאום- משימות שתלויות באדם נוסף, במסמך, באישור או במידע שעדיין לא נמצא בידינו.
הבעיה מתחילה כשאנחנו מסתכלים על כל סעיף ברשימה כאילו הוא ‘עוד משהו קטן’. בפועל, משימת עומק אחת יכולה לדרוש זמן רב, ריכוז וקבלת עשרות החלטות קטנות לאורך הדרך. גם מעבר ממשימה למשימה גובה מחיר קשבי ולכן, רשימה ארוכה אינה בהכרח סימן ליום יעיל- לפעמים היא פשוט תכנון שאינו תואם את המציאות.
מהקליניקה
מנהלת שיווק שהגיעה אליי נהגה להתחיל את היום עם רשימה של כ-18 משימות. כשעברנו עליה יחד התברר, שחלק מהסעיפים שנראו לה כמו ‘עוד משימה’ היו למעשה פרויקטים שדרשו זמן עבודה משמעותי. במשך שבוע היא התחילה למדוד כמה זמן באמת לוקחות לה משימות דומות, וגילתה פער גדול בין הזמן שתכננה לבין הזמן שנדרש בפועל. הבעיה לא הייתה שהיא לא עבדה מספיק. הבעיה הייתה שהציפייה מהיום הייתה בלתי אפשרית מלכתחילה.
טיפ 1: בחרו עד שלוש משימות גדולות ליום
אני מציעה כלל עבודה פשוט: בכל יום בוחרים עד שלוש משימות משמעותיות, ורק לאחר מכן מוסיפים משימות קטנות יותר.
כך עושים זאת:
- בחרו עד שלוש משימות מרכזיות שהייתם רוצים לקדם היום.
- כתבו ליד כל אחת מהן כמה זמן אתם מעריכים שתדרוש.
- שאלו את עצמכם: כמה זמן לקחה לי משימה דומה בפעם הקודמת?
- הוסיפו מרווח ביטחון- כי כמעט תמיד משהו משתנה במהלך היום.
- רק לאחר מכן הוסיפו משימות קטנות מסביב.
מחקרים על זיכרון העבודה מראים, שהיכולת שלנו להחזיק ולעבד כמה פריטי מידע במקביל מוגבלת. לכן, גם אם אין מחקר שקובע שדווקא שלוש משימות הן המספר האופטימלי ליום, צמצום מספר המשימות המרכזיות יכול לעזור ליצור סדר, להפחית עומס ולשמור על מיקוד.
מבחינתי, שלוש משימות הן כלל עבודה פשוט ומעשי- לא מספר קסם.
המטרה היא לא להספיק מעט, אלא לתכנן יום שאפשר באמת לבצע. במקום לסיים יום עם 14 משימות שלא בוצעו, עדיף לסיים אותו בידיעה שקידמתם את הדברים שבאמת היו חשובים.
טעות 2: להתחיל את היום בלי סדר עדיפויות ברור
אנשים רבים פותחים את יום העבודה במייל, בוואטסאפ, באתרי חדשות או ברשתות החברתיות. בלי לשים לב, עוד לפני שהחליטו מה חשוב להם לעשות היום- העולם כבר החליט בשבילם.
הודעה קופצת. מישהו מבקש ‘רק משהו קטן’. נכנסת שיחה. מתווספת פגישה. וכך אנחנו עוברים מהר מאוד ממצב של יוזמה למצב של תגובה.
אחת הסיבות לכך היא הנטייה האנושית להעניק עדיפות למה שנתפס כדחוף, גם כאשר הוא אינו הדבר החשוב ביותר. מחקרים על תופעה המכונה Mere Urgency Effect מצאו, שאנשים נוטים לבחור במשימות שנתפסות כדחופות על פני משימות חשובות יותר- אפילו כאשר התועלת מהמשימה הדחופה נמוכה יותר.
העיקרון הזה מתחבר למה שמוכר כיום כ'מטריצת אייזנהאואר'- ההבחנה בין דחוף לבין חשוב.
דחוף הוא מה שמבקש את תשומת הלב שלנו עכשיו.
חשוב הוא מה שתורם למטרות, לערכים, לאחריות ולהתקדמות שלנו.
ולא תמיד מדובר באותו הדבר. אפשר להעביר יום שלם בכיבוי שריפות ולהיות עסוקים מאוד ובכל זאת, לא לקדם כמעט דבר משמעותי.
מהקליניקה
מתאמנת שקודמה לתפקיד ניהולי סיפרה לי שהיא ‘לא מפסיקה לעבוד לרגע’, ובכל זאת מסיימת כל יום בתחושה שהיא לא אפקטיבית. כשבדקנו יחד את השבוע שלה ראינו, שחלק גדול מהזמן נבלע במענה מיידי לעובדים, בשיחות שנוספו במהלך היום ובבקשות קטנות שהגיעו אליה בלי תכנון. בינתיים, משימות כמו בניית נהלים, תכנון קדימה והיערכות לצוות נדחקו שוב ושוב.
היא לא הייתה לא יעילה.
היא הייתה יעילה מאוד בדברים של אנשים אחרים.
טיפ 2: הקדישו 10 דקות לתכנון היום
לפני שנכנסים למיילים ולהודעות, כדאי להקדיש כמה דקות לבחירה מודעת של סדר היום. אפשר לעשות זאת בערב הקודם או בתחילת יום העבודה.
כתבו את כל המשימות שמחכות לכם ושאלו לגבי כל אחת:
- האם היא חשובה?
- האם היא דחופה?
- האם היא גם חשובה וגם דחופה?
- האם היא יכולה לחכות?
- האם מישהו אחר יכול לבצע אותה?
לאחר מכן, בחרו עד שלוש משימות חשובות שתרצו לקדם באותו יום. וכאן מגיע שלב משמעותי במיוחד: אל תסתפקו ב'אני אעשה את זה היום'. קבעו מתי.
מחקרים בתחום ה-Implementation Intentions מראים, שכאשר אנחנו מגדירים בצורה קונקרטית מתי, היכן ואיך נבצע פעולה, גדל הסיכוי שהכוונה תהפוך לביצוע בפועל.
לכן במקום לומר: ‘אני חייבת היום לעבוד על המצגת’, עדיף לקבוע ‘בין 10:00 ל-11:00 אני עובדת על שלושת השקפים הראשונים’. לא חייבים לחסום שעתיים אבל כן חשוב ליצור ביומן מרחב זמן ריאלי למשימה שחשובה לכם, לפני שהיום מתמלא בדרישות של אחרים.
טעות 3: להסתמך על הזיכרון במקום על מערכת חיצונית
‘אני אזכור’.
‘זה חשוב, אין סיכוי שאשכח’.
‘אני רק אשאיר את המייל לא נקרא’.
נשמע מוכר?
אחת הטעויות הנפוצות בניהול זמן היא להשתמש בראש שלנו בתור מערכת ניהול משימות. הבעיה אינה שהזיכרון שלנו ‘לא טוב’. למעשה, הזיכרון האנושי מסוגל לשמור כמויות עצומות של מידע.
הקושי הוא אחר: הקשב וזיכרון העבודה שלנו מוגבלים, והיכולת לזכור בזמן הנכון שאנחנו צריכים לבצע פעולה מסוימת, אינה תמיד אמינה.
בנוסף, משימות שלא הושלמו עלולות להמשיך להעסיק אותנו גם בזמן שאנחנו מנסים להתמקד בדבר אחר. מחקר של Masicampo ו-Baumeister מצא, שמטרות שעדיין לא הושלמו עלולות לחדור למחשבות ולהפריע לריכוז, ואילו יצירת תכנית קונקרטית לגבי המשך הביצוע יכולה להפחית את העיסוק המחשבתי בהן.
המשמעות המעשית פשוטה: כשאין לנו מערכת ברורה למה שעדיין צריך לקרות, חלק מהקשב ממשיך להיות מופנה לניסיון לזכור, להזכיר ולעקוב.
מהקליניקה
עצמאי שעבד מהבית הגיע אליי בתחושה שיש לו ‘בעיה בזיכרון’. כשבדקנו את ההתנהלות שלו, התברר, שאין לו מערכת קבועה לניהול משימות. חלק מהדברים היו על פתקים, חלק באימיילים שסומנו כ'לא נקרא', חלק בהודעות לעצמו וחלק פשוט נשארו בראש. במקום לעבוד, חלק מהקשב שלו הוקדש כל הזמן לשאלה: ‘מה אני שוכח?’
כשהוא עבר ליומן אחד ולרשימת משימות מרכזית אחת, הרבה פחות דברים נפלו בין הכיסאות.
הזיכרון שלו לא השתנה.
המערכת השתנתה.
טיפ 3: צרו לעצמכם ‘מוח חיצוני’
העיקרון פשוט: כל התחייבות, משימה או רעיון שדורשים פעולה, צריכים לצאת מהראש ולהיכנס למערכת אמינה. לא צריך מערכת מתוחכמת. להפך- ככל שהיא פשוטה יותר, גדל הסיכוי שתשתמשו בה.
אפשר לעבוד כך:
- אירוע או משימה שיש להם שעה מוגדרת- נכנסים ליומן.
- משימה שאין לה עדיין שעה- נכנסת לרשימת המשימות.
- רעיון שתרצו לחזור אליו- נכנס למקום קבוע אחד.
- תזכורת שכתבתם על פתק- מועברת באותו יום למערכת המרכזית.
השתדלו לא לנהל את החיים דרך חמישה מקומות שונים במקביל: פתקים, וואטסאפ, מייל, יומן ואפליקציה נוספת.
המערכת הטובה ביותר היא לא בהכרח האפליקציה המתקדמת ביותר, אלא זו שאתם באמת סומכים עליה.
ברגע שאתם יודעים שהמשימה שמורה במקום ברור ושיש לכם תכנית מתי לטפל בה, אין צורך להזכיר אותה לעצמכם שוב ושוב וכך, נשאר יותר מקום לקשב, לחשיבה ולמה שאתם עושים עכשיו.
אז מה באמת צריך כדי לנהל את הזמן טוב יותר?
אחרי כל הטכניקות, הרשימות והיומנים, חשוב לזכור דבר אחד: ניהול זמן טוב לא מתחיל בניסיון להספיק יותר. הוא מתחיל בהחלטה למה אנחנו רוצים לתת את הזמן שלנו.
אפשר למלא יום שלם במשימות ועדיין לסיים אותו בתחושה שלא הגענו למה שהיה חשוב לנו באמת ולעומת זאת, אפשר לסיים יום שבו לא הספקנו הכול- אבל קידמנו את הדברים הנכונים.
כשאנחנו מתכננים את היום בהתאם למציאות, בוחרים מה באמת חשוב, מוציאים משימות מהראש למערכת מסודרת ולא מאפשרים לכל דבר דחוף להשתלט על הקשב- משהו משתנה.
לא בהכרח נוספות לנו שעות ביום, אבל השעות שכבר יש לנו מתחילות לעבוד אחרת.
המטרה אינה לסיים בכל ערב עם רשימה ריקה. החיים תמיד ייצרו עוד משימות, בקשות ודברים שצריך לעשות. המטרה היא לסיים את היום בידיעה שהזמן שלנו לא רק התמלא- הוא הושקע בדברים שבאמת רצינו לקדם.
ולכן, בפעם הבאה שאתם מסתכלים על רשימת המשימות הארוכה שלכם, לפני שאתם שואלים: ‘כמה אני יכול להספיק היום?’ נסו לשאול שאלה אחרת: ‘אם לא אספיק היום הכול- מה הדבר האחד שחשוב לי שכן יקבל את הזמן שלי?’
References
Aeon, B., Faber, A., & Panaccio, A. (2021). Does time management work? A meta-analysis. PLOS ONE, 16(1), e0245066. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0245066
Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381. https://doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366
Cowan, N. (2001). The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity. Behavioral and Brain Sciences, 24(1), 87-114. https://doi.org/10.1017/S0140525X01003922
Gollwitzer, P. M., & Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69-119. https://doi.org/10.1016/S0065-2601(06)38002-1
Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168-181. https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002
Masicampo, E. J., & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667-683. https://doi.org/10.1037/a0024192
Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). The mere urgency effect. Journal of Consumer Research, 45(3), 673-690. https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008
