סביבת עבודה הבנויה בצורה של Open Space נפוצה מאוד כיום בארגונים, חברות ומשרדים. מצד אחד - הסרת הקירות מייצרת חיבוריות, מעודדת תקשורת בין-אישית וכן מאפשרת עבודה משותפת בסביבה מטריציונית. מצד שני, המחסור בחציצה פיזית ותיחום משרד העבודה מייצר אתגרים רבים בניהול העצמי של העובדות והעובדים ומוביל להרגלי עבודה אשר פוגעים בקשב, בניהול הזמן ובאפקטיביות הכללית.
רעשי רקע, קולגות שמגיעות להתייעצות, שיחות פתאומיות והתראות קופצות - כל אלו מובילים לתחושה של חוסר שליטה, עומס מתמיד ולעיתים גם תסכול.
למעשה, התחושה של חוסר שליטה ועומס מתמיד היא לא תוצאה של חוסר יכולת אישית, אלא אתגר סביבתי שמצריך הבנה של המשאבים האישיים, ניהול קשב והקפדה על שגרות עבודה אפקטיביות.
ניהול עצמי בסביבת עבודה פתוחה
כדי לשפר את אפקטיביות העבודה בסביבת Open Space, השלב הראשון הנדרש הוא להבין את המשאבים, המגבלות והאתגרים אשר מאפיינים את סביבת העבודה הפתוחה הזו. חשוב לזהות על מה אפשר להשפיע ואיפה כדאי למקד את המשאבים – הן את משאבי הזמן והן את משאבי הקשב.
נקודה מהותית להבנה היא כי ניהול זמן בלבד אינו מספיק. ניהול זמן כוקטור יחיד ללא תשומת לב או ניהול יתר המשאבים האישיים וסביבת העבודה אינו מקדם או פותר את הבעיה. ניהול קשב והסחות דעת הוא קריטי להצלחה בסביבת Open Space. אמנם אי אפשר לשלוט בכל רעש, בהתראות מתפרצות או בתרבות העבודה של המשרד כולו, אך כן ניתן לנהל את הקשב, האנרגיה והעומס ולבנות שגרות עבודה פרקטיות ואפקטיביות. זיהוי מחושב של האתגרים ונקודות התורפה בסביבת העבודה הפתוחה מאפשר לבסס כלי ניהול מותאמים וממוקדים אשר ישפרו את התפקוד היומיומי.
כלים פרקטיים לניהול אפקטיביות ב- Open Space
כדי לנהל את הסביבה במקום שהסביבה תנהל אותך, ניתן לשלב מספר כלים פשוטים ומיידיים:
1. גבולות ברורים
מתי אפשר להתייעץ איתך ומתי יש לך צורך בשקט. מה כן אפשר ומה לא? הגדרה של גבולות ברורים וכן העברה של המסר הזה לצוות ולקולגות באמצעות סימנים ויזואליים (כגון שלט ‘נא לא להפריע’) או ‘שעת שקט’ צוותית מסייעת לשמור על מסגרת עבודה ברורה ולתקשר את הגבולות הללו החוצה בצורה מכבדת.
2. ניהול הקשב
זיהוי של הגורמים השונים אשר מפזרים את הקשב שלך, החל מהסחות דעת דיגיטליות (כמו התראות קופצות) ועד להסחות אנושיות (כמו פניות ספונטניות של קולגות). מודעות עצמית למשאב הקשב ושימוש בכלים פשוטים כמו כיבוי התראות, קביעת זמני מענה ויצירת חללי שקט זמניים מאפשרים שמירה על משאב הקשב הקריטי.
3. מרחב שליטה
זה נכון שאי אפשר לשלוט בכל הסחות הדעת או בתרבות העבודה, אך בהחלט ניתן למקד את המאמצים בדברים שכן נמצאים בשליטתך. ארגון סביבת העבודה, שילוב שגרות ניהול מקדמות ועוגנים אישיים, אלו דוגמאות לפעולות שמאפשרות שיפור משמעותי באפקטיביות וכן בהפחתה של עומס מנטלי.
ניהול קשב לשיפור האפקטיביות בארגון
ניהול של הקשב והזמן בסביבת עבודה הבנויה ומעוצבת כ- Open Space אינו מותרות. זו הדרך לשמור על אפקטיביות גבוהה, על מוטיבציה ועל שקט מנטלי של כל עובדת ועובד במשרד.
שילוב של הכלים הפרקטיים אשר פורטו כאן, בהלימה יחד עם פתרונות פרסונליים וכן פתרונות מותאמים צוותית, יוביל בצורה ודאית לשיפור של הביצועים האישיים. שיפור של הביצועים האישיים יוביל לשיפור של האפקטיביות הכוללת של הארגון, יחזק תרבות ארגונית בריאה וכן שגרות עבודה שמקדמות שליטה, מה שיאפשר לכל אחת ואחד לשמור על התפוקה האישית והצוותית מבלי לפגוע ברווחה האישית.
ההתאמה הזו, הדיוק הנדרש והשיפור אשר ייווצר חשובים במיוחד בצוותים אשר מתמודדים עם אתגרים של ריבוי משימות, של דרישות מיידיות, של לקוחות פנימיים וחיצוניים ושל ריבוי ערוצי תקשורת פנים ארגונית, שם כל הסחה קטנה עלולה לפגוע בתפוקה ולהגביר עומס מנטלי.
לסיכום: הכרה באתגרים והקפדה על שגרות עבודה
סביבת עבודה פתוחה היא רק אחד ממכלול האתגרים אשר מאפיינים את שגרת העבודה במשרדים ובארגונים כיום. הכרה באתגרים אלו מאפשרת לזהות נקודות תורפה ולבנות פתרונות מותאמים אישית, כולל שגרות עבודה שמקדמות שליטה, ניהול קשב נכון והגדרת גבולות ברורים.
שילוב נכון של הכלים הללו יוצר סביבה שמאפשרת עבודה ממוקדת, אפקטיבית ומרוכזת, גם במציאות עם עומס משימות גבוה והסחות דעת רבות. בכך, העובדות והעובדים יכולים למצות את הפוטנציאל שלהם ולתרום בצורה מיטבית להצלחה הארגונית.
