משימות, משימות ועוד משימות. המשימות של העסק. המשימות של הבית. המשימות של עצמך. רשימות, לו"זים, הודעות. להספיק עוד, להספיק יותר, להספיק הכל. המרדף אחרי השגרה די שוחק, לא? אז איך אפשר להספיק הכל?

אני אגלה לך סוד- אי אפשר.

כן, סליחה שאני מנפצת את הבועה. הגשמת מטרות זה היעד, ואפקטיביות זו הדרך. אי אפשר להספיק הכל. אבל אפשר להספיק הרבה.

איך? 

או, טוב ששאלת - הכנתי מדריך מקוצר בדיוק לזה.

אגב, המאמר כתוב בלשון נקבה מטעמי נוחות, אבל הוא מלא בערך ורלוונטי ללא קשר למגדר :)

מטרות

וואו כמה אני יכולה לדבר על מטרות. יש לי הרצאה שלמה רק על מטרות. מטרות הן ההתחלה, הדרך והסוף. כשהמטרה מדויקת ואפקטיבית - כל מה שנשאר לך זה לבצע. מטרה ברורה היא הבסיס להכל. מטרה היא היעד אליו את מתקדמת. המטרה מתווה לך את הדרך ומאפשרת לך לייצר מיקוד ובהירות מה הן המשימות והפעולות שצריכות להתבצע - ואלו משאבים נדרשים ממך. מטרה לא ברורה היא... לא ברורה. אם היעד שלך לא ברור ולא מוגדר - איך תגיעי אליו?

למשל: ‘אני רוצה קורס דיגיטלי’ זו מטרה כללית מדי; איזה קורס, למי הוא מיועד, מה הם המשאבים הנדרשים, מה הן המשימות הקונקרטיות, מה ההישג הנדרש? ומה אם נדייק את המטרה ונהפוך אותה לאפקטיבית, כך: ‘אני רוצה קורס דיגיטלי בנושא הצבת מטרות שיהיה מוצר פתיחה במשפך השיווקי שלי’. הופה, כבר ברור לי מה בדיוק אני רוצה, מה הן המשימות הנגזרות מכך ומה הוא ההישג הנדרש, נכון?

טיפ פרקטי

קחי דף ועט ורשמי לעצמך מה הן המטרות שלך. וודאי שהן מדויקות ומקדמות אותך. רשמת? יופי. עכשיו תלי אותן מעל המחשב. אני מרשה לך גם לעצב יפה ולמסגר אותן. למה שלא תתני למטרות שלך את הכבוד הראוי להן?

גבולות

גבולות ברורים שומרים עלייך. כשאת אומרת ‘לא’ למשהו, את בעצם אומרת ‘כן’ לדברים אחרים, כי המשאבים שלך מוגבלים, ואת צריכה לבחור במה את משקיעה אותם. אם תגדירי את הגבולות שלך בהתאם לרצונות ולצרכים שלך - את בעצם מאפשרת לעצמך לנהל את המשאבים בהתאם למטרות שלך ולשפר את האפקטיביות שלך. גבולות ברורים שומרים עלייך מפני הסביבה ומגדירים בצורה חד משמעית מה את מוכנה ומה את לא מוכנה לעשות.

למשל: ‘אני לא מקבלת לקוחות בקליניקה אחרי 16:00’, או ‘מענה ותמיכה להודעות בין מפגשים הוא בתוספת תשלום’.

גבולות ברורים גם שומרים עלייך מפני עצמך. מפתה מאוד להגיד ‘כן’ לכל הזדמנות, לפתח מוצר חדש או לקנות עוד קורס דיגיטלי, אבל זה מפזר אותך ואת המשאבים שלך. יש לך מטרות ברורות, זוכרת?

טיפ פרקטי

קחי עוד דף ואת אותו עט. רשמי לפחות 5 דברים שאת לא עושה, או גבולות שאת רוצה להציב לעצמך. את מוזמנת לתלות את הדף ליד המטרות, אבל זה לא חובה. לפעמים מספיק לקבל את ההחלטה ולרשום אותה בצורה מפורשת, כדי לדייק את המיינדסט. אבל היי, אם בא לך לתלות אני לא אגיד לך לא ;)

ניהול משאבים 

סל המשאבים שלך הוא מגוון. יש לך זמן, אבל גם אנרגיה וקשב. גם כסף הוא משאב ויש עוד כמה, אבל אנחנו פה באפקטיביות ומיקוד, אז אני מתמקדת. עוד לא נולדה הגאונה שהצליחה להוסיף שעות ליממה, אז כדאי שתנהלי את הזמן שלך. אבל לא רק את הזמן. חשוב מאוד, ולפעמים אפילו יותר - שתנהלי את האנרגיה שלך. מה זה אומר ניהול אנרגיה? זה אומר לדעת מתי האנרגיה שלך גבוהה ומתי היא נמוכה. זה אומר לדעת אלו משימות דורשות ממך הרבה אנרגיה ואלו לא.

מה עוד? הפסקות. כן כן. הפסקות ישמרו על האפקטיביות שלך. כדי שתדעי מתי את ב-ZONE ומתי את צריכה להיטען. כדי שלא תסיימי את היום שלך מותשת. ומה עם הקשב שלך? איך את מנהלת אותו? בתור התחלה, בטלי התראות, השתיקי את הטלפון הנייד והוציאי אותו מחוץ לחדר כשאת מנסה להתרכז בפיצוח של אתגר עסקי.

טיפ פרקטי

ביומיים הקרובים, נסי להיות במודעות עצמית לרמת האנרגיה שלך - מתי היא גבוהה ומתי היא נמוכה? יש דברים שמעלים אותה? מורידים אותה? הצלחת להבחין בדפוסים? יופי! עכשיו שבצי משימות בהתאם. למשל, אני לא בטוחה שכדאי שאת המאמר שרצית לכתוב או התכנית האסטרטגית שרצית לבנות כדאי שתעשי בצהריים, אחרי האוכל או בסוף היום.

לא לעשות מולטי-טסקינג 

אני חוזרת. לא לעשות מולטי-טסקינג. המוח לא באמת מצליח להחזיק שתי משימות במקביל. הוא יודע לעבור ביניהן ממש מהר. אבל זה לא אפקטיבי. להיות ‘מולטי טסקינג’ אמנם נשמע זוהר, אבל זה ממש לא. מה קורה כשאת עושה מולטי-טסקינג? איכות העבודה שלך יורדת! אם תעשי שתי משימות במקביל, הן ידרשו ממך יותר זמן ואנרגיה מאשר אם היית עושה אותן בטור, כלומר אחת אחרי השנייה וזה- ממש לא אפקטיבי. 

זוכרת שהמשאבים שלך מוגבלים? אז אל תבזבזי אותם על ניסיון סרק לעשות כמה דברים במקביל. מה את כן יכולה לעשות במקביל? להקשיב לפודקאסט בזמן הליכה. זהו, יותר מזה אני לא מרשה לך.

טיפ פרקטי 

נשארו לך עדיין דפים? יופי, שמרי אותם, זה תמיד שימושי. וברצינות, מולטי-טסקינג זה משהו שקל ‘ליפול’ אליו חזרה כל הזמן מחוסר תשומת לב. אז הטיפ שלי הוא שינוי המיינדסט. בין אם זה לכתוב לעצמך כל בוקר 10 פעמים במחברת ‘אני לא עושה מולטי-טסקינג’, לשמור את המאמר הנהדר הזה (אהמ אהמ) ולחזור אליו מדי פעם. מה שעובד עבורך. העיקר שלא תעשי שני דברים במקביל. טוב? טוב.

לסיכום

כדי להצליח להספיק יותר, חשוב שתהיי ממוקדת במטרות שלך, בגבולות שלך. חשוב שתנהלי את כל המשאבים שלך בחוכמה. חשוב שתדעי לנהל (או להדוף) בלת"מים בלי שהם יערערו את התכנון והמיקוד שלך, וחשוב שלא תתפתי לעשות מולטי-טסקינג. כל העקרונות הללו הם הבסיס לכלים פרקטיים שמאפשרים לך לנהל את השגרה שלך, להתקדם לעבר המטרות שלך ולהיות אפקטיביות יותר ביומיום. תתחילי לאט, וכל פעם תוסיפי עוד רובד, עוד כלי, עוד עומק - עד שתגיעי לתחושת שליטה, יציבות ובהירות. עד שתרגישי, ותראי, שאת מספיקה הרבה, ויותר. אבל לא את הכל. זו שאיפה לא אנושית ולא אפשרית. אז תתמקדי במטרות שלך שמקדמות אותך ליעד אליו את רוצה להגיע.